INFORMATOR: NOWE PRZEPISY O PRACY ZDALNEJ

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. w związku z nowelizacją Kodeksu pracy (dalej „KP”) weszły w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej, zastępujące dotychczas obowiązującą regulację w zakresie telepracy.

Nowe przepisy nakładają na pracodawców obowiązek pokrywania niektórych kosztów związanych z pracą zdalną. W naszym informatorze przedstawiamy konsekwencje w podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „PIT”), z którymi wiąże się realizacja nowych obowiązków. 

1. Przepisy o pracy zdalnej

Od dnia 7 kwietnia 2023 r. KP obejmować będzie definicję pracy zdalnej.

Zgodnie z wprowadzanym art. 67¹⁸ KP, praca zdalna jest to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przepisy przewidują obowiązek określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w wewnętrznych regulacjach pracodawcy.

Praca zdalna może być wykonywana również okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Praca zdalna okazjonalna nie może być wykonywana dłużej niż przez 24 dni w ciągu roku kalendarzowego.

2. Zwrot kosztów. Obowiązki pracodawcy

Praca zdalna skutkuje zwiększeniem kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych poza zakładem pracy. Nowa regulacja wprowadzana do KP zobowiązuje pracodawców do zwrotu pracownikom niektórych z tych wydatków.

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 KP, pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, albo wypłacać pracownikowi ekwiwalent pieniężny z tytułu wykorzystywania przez niego własnego sprzętu,
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z tymi czynnościami,
3. pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
4. pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w odpowiednim porozumieniu (np. z zakładową organizacją związkową) lub w regulaminie pracy zdalnej,
5. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Co istotne, obowiązek pokrycia przez pracodawcę ww. kosztów i ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Powyższe zasady odnoszą się wyłącznie do pracy zdalnej „regularnej”. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku dokonywać zwrotu kosztów pracy zdalnej okazjonalnej. Może on się zdecydować na to rozwiązanie, jednak nie musi.

3. PIT

Nowe regulacje KP w zakresie pracy zdalnej dotyczą również kwestii podatkowych. Zgodnie z art. 67²⁵ KP:

• zapewnienie przez pracodawcę pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika,
• wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu

– nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem nie podlegają opodatkowaniu PIT.

Uwaga!
Nie będzie stanowić przychodu zwrot również innych wydatków eksploatacyjnych związanych z pracą zdalną, o ile będzie on wynikał z regulacji wewnętrznych. W przeciwnym razie świadczenia dokonywane na rzecz pracowników mogą skutkować opodatkowaniem PIT.

Co ważne, w art. 67²⁵ KP nie wprowadzono rozróżnienia, z którego wynikałoby, że wyłączenie z PIT odnosi się jedynie do „regularnej” pracy zdalnej.

Zatem zwrot kosztów wypłacany pracownikowi wykonującemu pracę zdalną okazjonalną również stanowi zdarzenie neutralne na gruncie PIT, o ile spełnione są wymogi pracy zdalnej okazjonalnej przewidziane w KP.

4. Składki ZUS i składka zdrowotna

Wypłacane pracownikom świadczenia spełniające warunki określone w nowych przepisach dotyczących pracy zdalnej, niebędące przychodem podlegającym opodatkowaniu PIT, nie stanowią również podstawy do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki zdrowotnej.

5. Podsumowanie

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej stanowią istotne wyzwanie pod względem organizacyjnym. Pracodawcy, którzy muszą dostosować  regulacje wewnętrzne do nowej rzeczywistości prawnej powinni zadbać o prawidłowe wypełnianie obowiązków płatniczych. Przy opracowywaniu regulaminów dotyczących pracy zdalnej warto zwracać uwagę na kwestie podatkowe, gdyż odpowiednie zapisy mogą mieć wpływ na to, czy przekazywane pracownikom kwoty będą zwolnione z PIT.

Należy pamiętać, że wyłączenie z opodatkowania (i oskładkowania) ma charakter wyjątkowy. Ryzyko wiąże się ze zbyt szerokim ustaleniem katalogu świadczeń wypłacanych bez PIT oraz składek. Pracodawca jako płatnik ponosi odpowiedzialność za niepobrane zaliczki na PIT i nienaliczone składki.